Nous nous apprêtons tous à changer nos modes de travail.

Après les annonces d'Emmanuel Macron et la limitation des rassemblements et des déplacements pour faire face à la propagation du coronavirus, de nombreuses entreprises se trouvent face à un challenge brutal :

Comment faire travailler les équipes à distance, en limitant les réunions et en favorisant le télétravail, tout en maintenant l'avancée des projets ?

Depuis 2011 et avant même la création de Wheeldogs, conforté par l'avancement de nombreux projets innovants construits en équipes multisites, je suis persuadé que l'on peut rester hyper efficace en limitant les réunions et les déplacements !

Alors voici quelques conseils pour bien s'organiser, changer les modes de travail, et pourquoi pas gagner en efficacité et en fluidité dans cette période de changement imposé !

#1 - Disposer des bons outils collaboratifs

Toutes les entreprises ne disposent pas d'une licence Microsoft Teams, et Skype n'est pas toujours très pratique lorsque l'on veut faire une réunion à distance à plus de 2 personnes...

Heureusement, il y a de très bons outils collaboratifs en ligne, des outils gratuits, qui permettent d'avancer sans faire appel à l'artillerie lourde !

Mais quelles doivent être les fonctions indispensables de ces outils ?

1 - pouvoir partager des infos, des avis, des décisions avec l'ensemble de l'équipe, ou en face à face

2 - pouvoir retrouver facilement toutes les informations ou les documents diffusés, quelle que soit la date dans les fils de discussion

3 - pouvoir échanger des fichiers lourds (et qui ne passeront donc pas par mail)

4 - pouvoir organiser et mener une réunion importante à distance

5 - pouvoir travailler sur le même document à plusieurs

La bonne nouvelle, c'est qu'il existe des solutions gratuites pour tous ces besoins !

Grâce à WhatsApp ou à Slack (https://slack.com/intl/fr-fr/), vous pouvez échanger et communiquer rapidement en équipes, en modulant comme vous le souhaitez des espaces de conversations, par groupes ou par thématiques, et vous pouvez échanger des fichiers.

Le gros avantage de Slack : permettre une recherche par mot clé dans un fil de discussion, qui permet de retrouver la bonne info très rapidement, même si elle a été diffusée il y a 3 semaines !

Si vous avez besoin d'un outil de visio, la solution de LemonTalk (https://lemontalk.fr) vous permet d'inviter très facilement un contact à se connecter en Visio avec vous sans avoir à installer la moindre application. Tout se fait en cliquant sur un lien envoyé par mail ou SMS.

Pour les échanges de fichiers lourds, il y a l'incontournable WeTransfer (https://wetransfer.com). Une solution publique donc non sécurisée, mais combien de vos documents échangés au quotidien sont-ils réellement confidentiels ?

Autre avantage de WeTransfer : les fichiers sont détruits au bout de quelques jours, ne stagnent pas sur les serveurs, et ça, c'est meilleur pour l'environnement !

Avec un compte gmail, vous pouvez très facilement organiser une conférence via l'outil de communication HangOut. Réunion téléphonique, visioconférence et partage d'écran: tout est extrêmement simple à organiser et à prendre en main.

Enfin pour travailler ensemble sur un même document à distance, il y a Google Documents. Fichiers texte, tableaux ou présentations : les 3 types de documents les plus fréquemment utilisés sont accessibles en travail collaboratif à distance.

#2 - Réduire la durée des temps de communication mais en augmenter le rythme !

En travaillant à distance, plus possible d'attendre 3 semaines pour la grand messe mensuelle qui vous bloquera toute une après-midi dans une salle de réunion ! Et c'est tant mieux !

Avec tous les outils numériques dont nos disposons, notre temps de concentration est considérablement réduit. Au delà d'une heure, les réunions sont beaucoup moins efficaces...

En travaillant sur des projets innovants, et en appliquant la méthode "lean start-up" dont l'objectif est de progresser rapidement sans gâchis de temps et de ressources, nous réduisons considérablement la durée des réunions.

A la place, nous organisons chaque jour un point de situation. Ce point de situation peut durer 5 ou 15 minutes, pour balayer l'essentiel des points d'action de la journée et les résolutions des points d'actions de la veille.

Une routine qui pourrait être perçue comme un peu contraignante, mais qui en réalité ressert les liens entre les membres de l'équipe, et permet de prendre des décisions beaucoup plus rapidement.

N'oubliez pas que chaque action doit avoir un porteur, un délai de résolution, et surtout exprimer clairement comment considérer que l'action est résolue ou non !

Sinon, elle risque de traîner longtemps dans votre To Do List...

Egalement, chaque réunion doit poursuivre un seul et unique objectif : informer, décider ou créer. Les 2 premiers formats passent très bien en 15 minutes...

Vous pouvez tester une application mobile pour vous aider à mettre en forme et suivre l'avancée de ces actions : l'application Trello.

#3 - Remanier le pouvoir de décision

En travaillant tous au même endroit, nous avons l'avantage de pouvoir nous déplacer de bureaux en bureaux pour valider une décision, et avoir la plupart du temps une réponse quasi immédiate.

Ce n'est malheureusement pas le cas en travaillant à distance !

Ici, point de salut par les outils numériques... il s'agit de réviser entièrement le pouvoir de décision des différents membres de l'équipe pour les aider à avancer en autonomie malgré la distance.

Une nouvelle forme de gouvernance est nécessaire, en clarifiant simplement les processus de décision, et en attribuant à chaque membre de l'équipe des sujets sur lesquels il est le seul décideur.

Un très bon exemple est celui du Community Manager : afin de pouvoir traiter rapidement les avis et réclamations des clients, un Community Manager a besoin de connaître son degré d'autonomie.

Nous sommes dans le même cas ici avec une équipe projet à distance !

#4 - Rendre les supports de travail plus visuels

Les supports écrits laissent une part beaucoup trop large à l'interprétation. Je ne compte plus les projets sur lesquels, travaillant à partir d'un cahier des charges rédigés de plusieurs dizaines de pages, nous avons obtenu à la fin un produit qui ne ressemblait pas du tout à nos attentes...

Le pouvoir de la représentation visuelle est exceptionnel, et largement sous-exploités ! Pour démontrer, confronter et partager la même vision, utilisez au maximum les représentations graphiques !

Dessins, schémas, maquettes... ces supports seront largement plus efficaces pour qu'une équipe multi-site puisse comprendre et interpréter beaucoup plus facilement l'ensemble des éléments dont elle a besoin pour progresser.

Ici, pas besoin d'outils numériques poussés, ni d'avoir un diplôme d'expert en facilitation graphique : prendre le crayon et dessiner, c'est tout ce dont vous aurez besoin !

Et il est aujourd'hui très simple via nos smartphones de partager des photos de nos meilleurs croquis.

Pour aller plus loin dans les maquettes de solutions numériques, des outils plus poussés comme Marvel Apps (https://marvelapp.com) permettent de convertir un dessin en interface numérique.

Ne sous estimons pas le pouvoir du crayon par rapport au texte !

Et vous, quels sont vos conseil pour organiser une équipe à distance ? Quels sont les défis que vous allez devoir affronter dans les jours à venir ?

Vous avez besoin d'aide pour structurer une équipe projet à distance ? Ecrivez-nous à aurelien.cunin@wheeldogs.fr